1742

Pengertian Buku Agenda Serta Jenis dan Fungsinya

Buku Agenda – Apa yang terlintas dipikiran kita kalau mendengar kata tersebut? Pekerjaan, tugas kampus, atau hal hal lain yang sudah kita rencanakan. Di dunia pekerjaan pencatatan agenda pekerjaan sangat penting, karena memiliki fungsi yang sangat banyak.

Setelah membahas tentang contoh makalah yang baik dan benar pada pembahasan yang lalu. Pembahasan kali ini, penulis akan mencoba membahas lengkap tentang buku agenda, memang sederhana kedengarannya. Namun banyak dari kita yang tidak paham tentang jenis buku, yang memiliki segudang manfaat ini. Berikut pembasahannya.

gambar buku agenda

Pengertian Buku Agenda Kerja

Jika kita lihat dari suku katanya Buku dan agenda terdiri dari dua suku kata yang mempunyai arti masing masing. Buku adalah kumpulan kertas yang dijadikan satu bagian dengan cara di jilid. Sedangkan agenda adalah catatan terkait apa yang akan dikerjakan dalam kurun waktu tertentu.

Jadi dapat disimpulkan bahwa buku ini adalah buku yang diperuntukan khusus untuk mencatat kegiatan-kegiatan yang akan dan setelah dilakukan. Selain itu buku ini berfungsi sebagai pencatatan keluar-masuk surat di sebuah perusahaan, bisnis, atau organisasi selama periode satu tahun.

Buku ini sangat banyak fungsinya terutama dalam dunia administrasi. Karena pada umumnya buku sebagi tempat menuliskan dan merekam peristiwa atau hal yang yang penting yang berkaitan dengan perusahaan, bisnis, atau organisasi. Untuk Lebih jelasnya berikut beberapa fungsi dari buku ini:

Fungsi Memiliki Buku Agenda

Berikut beberapa fungsi yang bisa kita fahami terkait Agenda

  • Bukti surat masuk dan keluar

Dengan adanya buku catatan pekerjaan, Setiap detail dari setiap surat yang keluar- masuk dapat dengan mudah untuk dilakukan diidentifikasi.  Selain itu dengan adanya pencatatan yang biasanya mencari berkas-berkas susah akan terbantu dengan adanya buku kerja.

  • Mengetahui jumlah surat masuk dan keluar dalam kurun waktu tertentu

Dalam kondisi tertentu untuk mengecek beberapa dokumen yang sempat keluar atau dokumen yang masuk dibutuhkan kembali oleh perushaan. Contohnya saja pada saat audit atau evaluasi. Sehingga ada keadaan di mana perusahaan, bisnis, atau organisasi tersebut membutuhkannya kembali.

Karena rincian data tersebut sudah terdokumentasikan dengan baik dalam agenda, maka dengan sangat mudah kita bisa mengambilnya karena sudah mengetahui informasi dari catatan yang ada

  • Mengetahui penomoran surat keluar
  • Membantu pencarian surat

Jenis-Jenis Buku Kerja Agenda

jenis jenis buku agenda

  • Buku Catatan Tunggal

Jenis pertama dari buku ini adalah Buku catatan tunggal yang biasanya digunakan untuk mencatat dan penomoran secara berurutan untuk surat masuk serta surat keluar. Format dari buku catatan tungga terdiri dari:

  1. Nomor
  2. Tanggal penerimaan surat
  3. Nama instansi/ perusahaan/ organisasi pengirim
  4. Tanggal dan nomor surat, perihal
  5. Lampiran, diteruskan kepada, keterangan, serta kode arsip
  • Buku Catatan Berpasangan

Buku jenis kedua adalah buku catatan berpasangan, pada dasarnya sama fungsi dari kedua jenis ini, namun yang membedakan ialah format didalamnya. Berikut Format dari jenis buku ini

  1. Pada tabel surat masuk biasanya terdiri dari nomor
  2. Tanggal penerimaan surat
  3. Nama instansi/ perusahaan/ organisasi pengirim
  4. Tanggal dan nomor surat
  5. perihal, lampiran, diteruskan kepada, keterangan, serta kode arsip

Namun dalam versi lain , Format dari buku catatan berpasangan terdapat perbedaan seperti berikut:

  1. Pada tabel surat keluar biasanya terdiri dari nomor surat
  2. Tanggal surat
  3. Nama instansi/ perusahaan/ organisasi pengirim,
  4. Tujuan pengiriman surat, lampiran, keterangan, serta file.

Istilah Dalam Pengurusan Sistem Surat Dalam Buku Agenda

istilah buku agenda

Dalam penggunaan buku catatan kerja, kita akan sering mendengar istilah istilah yang sering dipakai, berikut beberapa istilah yang perlu kita ketahui

Pertama adalah buku verbal, buku ini adalah buku yang digunakan untuk mencatat informasi-Informasi dimana didalamnya terdapat surat keluar selama satu tahun. Seseorang yang bertugas mengurus buku verbal disebut verbalis, dan tidak jarang juga banyak orang yang bilang sebagai buku agenda keluar

Kedua adalah buku arsip/ klaper : buku klaper merupakan buku yang di dalamnya terdapat informasi  berkaitan dengan surat yang akan disimpan dengan kode-kode tertentu

Blanko konsep : blanko atau formulir yang secara khusus digunakan untuk membuat konsep surat. Blanko surat : lembaran kertas surat yang telah disertai dengan kepala surat yang sudah tercetak. Dipergunakan untuk membuat surat yang akan dikirimkan.

Gimana sudah paham tentang buku agenda? Kalau belum bisa scrool ke atas baca baca lagi. Semoga bermanfaat informasi ini, Terima kasih

Show Comments

No Responses Yet

Leave a Reply